전남광주통합특별시가 담당자 개인 역량에 기대던 계약 업무를 표준 절차로 전환하는 ‘협상에 의한 계약 업무지원 시스템’을 자체 개발, 10월부터 운영에 들어간다.

‘협상에 의한 계약’은 사업내용에 대한 전문적·기술적 제안평가를 거쳐 계약상대자를 선정하는 방식이다. 제안서 접수부터 평가위원 구성, 평가와 결과 처리까지 여러 단계의 절차를 거친다. 특히 제안서 접수와 평가 등 주요 절차를 발주부서가 직접 수행하는데다 반복적인 수작업도 많아 담당자의 업무 부담이 컸으며, 경험과 숙련도에 따라 처리방식과 업무품질에 차이가 발생한다는 지적이 있었다.

이에 전남광주통합특별시는 협상계약 1건당 10단계, 약 44개 세부절차를 대시보드로 표준화해 관리하고, 평가위원 신청·접수부터 위원 선정, 평가·집계, 결과 처리까지 전 과정을 하나의 시스템으로 연결했다.

이 시스템은 평가위원 선정 등 공정성이 중요한 절차를 자동화해 정해진 기준에 따라 일관되게 처리하도록 설계됐다. 평가위원의 연간 참여 횟수를 자동으로 검증하고, 제안서 제출한 업체의 전자 추첨을 통해 평가위원을 자동 선정한다. 아울러 평가결과 집계와 종합점수 산출까지 시스템이 자동으로 처리한다. 모든 처리 과정은 시스템에 기록·관리돼 정해진 절차와 기준 준수 여부를 객관적으로 확인할 수 있어 계약행정의 공정성과 투명성을 한층 높아질 전망이다.

사용자 편의성도 크게 개선됐다. 기존에는 평가위원 신청자가 별도 양식을 작성해 메일로 제출하고, 담당자가 이를 일일이 수기로 재편집해 관리해야 했다. 하지만 이제는 몇 번의 클릭으로 신청부터 접수까지 온라인에서 처리되며, 개인정보 가명처리 등 평가위원 명부 관리도 시스템이 자동으로 수행한다.

시민의 행정 참여 절차는 간소화되고, 담당 직원의 업무 부담 역시 크게 줄어드는 일거양득의 효과를 거두게 됐다.

또 기존에는 인사이동으로 담당자가 바뀔 때 업무 연속성 유지나 품질 관리에 어려움이 있었다. 시스템은 평가표 집계, 종합점수 산출, 수당 계산, 결과 문서 생성 등의 업무를 표준화된 절차로 고정했다. 유선이나 개별 메일로 오가던 사업부서와 계약부서의 협의도 시스템 안에서 이뤄지다보니, 담당자가 바뀌어도 처리 이력과 처리 기준이 그대로 유지돼 누가 맡아도 같은 절차로 처리된다는 점에서 계약행정의 신뢰를 뒷받침하게 됐다.

이 시스템은 통합특별시 데이터정보화담당관 직원이 인공지능(AI)을 활용해 직접 시범 버전을 만들어 실무에서 검증한 뒤 회계과 계약팀과 수없는 논의를 거쳐 정식 시스템으로 구축, 실제 업무에서 겪은 불편을 곧바로 반영할 수 있었다. 이를 통해 예산 절감은 물론 행정 스스로 문제를 해결하는 자체 역량을 증명했다.

신창호 회계과장은 “계약행정에서 공정성은 결과가 아니라 절차로 증명되는 것”이라며 “이번 시스템 구축을 통해 협상계약의 주요 절차를 보다 체계적으로 관리하고, 발주부서의 업무 부담은 줄이면서 계약 행정에 대한 신뢰도는 더욱 높여 나가겠다”고 밝혔다.

전남광주통합특별시는 향후 시스템 운영 실적을 분석해 기능을 더욱 고도화하고, 이러한 자체 개발 방식의 업무 혁신 모델을 다른 계약 유형과 타 부서 업무로 확산시켜 나갈 계획이다.